POLÍTICA DE REGALOS Y HOSPITALIDADES
- Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad.
- Norme UNE-EN 13816:2003 Calidad del Servicio a los viajeros.
- SGI-PO-EYC-06 Procedimiento del ciclo de vida de las normas de Ética & Cumplimiento.
- Política Integral EOMMT.
- Código de Ética y Conducta de la EOMMT.
1 Declaración del Patrocinador, Objetivos y Principios
Los regalos y las hospitalidades pueden interpretarse como una forma (real o intencionada) de influir en una decisión o resultado. La aceptación u ofrecimiento de regalos y hospitalidades puede exponer a la EOMMT o a sus colaboradores a acusaciones de parcialidad, falta de transparencia o engaño.
Puede sugerirse que quien entrega el obsequio espera recibir un trato preferencial, como mejores precios, condiciones comerciales o ventajas contractuales. La independencia profesional de los colaboradores puede verse comprometida, las relaciones comerciales pueden volverse sesgadas, y tanto la reputación de la EOMMT como la de sus colaboradores se pone en riesgo. Además, podría constituir —o aparentar— un acto de soborno, especialmente (aunque no exclusivamente) si involucra a un funcionario público.
En su lucha contra la corrupción, la EOMMT recomienda evitar el ofrecimiento y la recepción de regalos y hospitalidades. No obstante, reconociendo que pueden existir circunstancias excepcionales en las que estas prácticas forman parte de los usos y costumbres comerciales, este procedimiento proporciona una guía detallada para asegurar que tales situaciones se alineen con los estándares éticos y requisitos de cumplimiento normativo de la EOMMT. Las reglas establecidas en este procedimiento son obligatorias y deben observarse en todo momento en que se ofrezca o reciba un regalo o una hospitalidad.
Cualquier “objeto de valor”, como un regalo o una hospitalidad, ofrecido o recibido, debe cumplir con los siguientes criterios:
1. Naturaleza adecuada, en cumplimiento con la ley y con los Principios Éticos de la EOMMT, y en representación de la empresa (cuando se ofrezca).
2. Valor adecuado, sin generar ventajas indebidas.
3. Momento adecuado, siendo excepcionales, fuera de periodos estratégicos y, en la medida de lo posible, de carácter recíproco.
4. Transparencia adecuada, con divulgación completa, validación previa y registro contable correspondiente.
Los colaboradores de la EOMMT tienen prohibido ofrecer, aceptar o autorizar a familiares o allegados a aceptar cualquier objeto de valor —incluidos regalos, entretenimiento, entradas a eventos, hospedaje, favores, servicios, préstamos, uso de bienes o equipos, u otras formas de trato especial— que puedan influir de forma indebida en decisiones comerciales.
Si tiene alguna pregunta o enfrenta dificultades relacionadas con los regalos y hospitalidades o temas afines, puede comunicarse con la Oficial de Ética y Cumplimiento enviando un correo etica@eommt.ec.
2 Alcance
Esta Política abarca a todos los colaboradores de la EOMMT.
3 Referencia
- Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad.
- Norme UNE-EN 13816:2003 Calidad del Servicio a los viajeros.
- SGI-PO-EYC-06 Procedimiento del ciclo de vida de las normas de Ética & Cumplimiento.
- Política Integral EOMMT.
- Código de Ética y Conducta de la EOMMT.
4 Definiciones
Regalo: cualquier pago, gratificación, obsequio o ventaja (económica o no), ofrecido o recibido.
En un entorno empresarial, el término “regalos” incluye, entre otros:
Regalo: cualquier pago, gratificación, obsequio o ventaja (económica o no), ofrecido o recibido.
En un entorno empresarial, el término “regalos” incluye, entre otros:
- Obsequios, bienes, equipos.
- Descuentos personales, comisiones u otras formas de remuneración.
- Dinero en efectivo, gratificaciones, préstamos, anticipos o equivalentes en efectivo como certificados de regalo, cupones, tarjetas de compra. Pagos de facilitación.
- Acciones, participaciones u otros valores.
- Servicios gratuitos como seguros, matrículas, reparaciones, mejoras o cualquier trato preferencial.
Hospitalidad: cualquier forma de atención social, entretenimiento, transporte, alojamiento o invitación ofrecida o recibida.En el entorno empresarial, el término “hospitalidad” incluye, entre otros:
- Comidas: desayunos, almuerzos, cenas, cócteles, recepciones.
- Hospedaje en hoteles.
- Viajes o desplazamientos en vehículo, avión, tren o barco.
- Seminarios, convenciones.
- Entretenimiento: invitaciones o entradas a eventos deportivos, culturales o sociales.
5 Desarrollo
5.1 Procedimiento y Reglas Aplicable
5.1 Procedimiento y Reglas Aplicable
Importante saber:
- Los regalos que no cumplan con esta normativa deben ser devueltos, haciendo referencia al Código de Ética y Conducta de la EOMMT.
- En casos excepcionales, cuando la devolución de un regalo pueda generar una ofensa o afectar la relación institucional, debe notificarse de inmediato a la Oficial de Ética y Cumplimiento. Con su autorización, el regalo podrá ser aceptado en nombre de la EOMMT y posteriormente donado a una organización benéfica y/o sorteado entre todos los colaboradores.
Importante saber:
- El uso de una orden de compra es obligatorio para todos los regalos y hospitalidades, especialmente si son costosos.
- Cualquier excepción a esta regla debe contar con una justificación previa y aprobación del Director General.
5.2 Monitoreo
El informe semestral de cumplimiento debe incluir un enfoque específico sobre los temas relacionados con regalos y hospitalidades, indicando la siguiente información:
El informe semestral de cumplimiento debe incluir un enfoque específico sobre los temas relacionados con regalos y hospitalidades, indicando la siguiente información:
5.3 Naturaleza, momento y valor
5.3.1 Sin ventaja indebida
Ningún regalo ni hospitalidad debe tener como propósito obtener, en violación de los deberes del destinatario, una ventaja de ningún tipo ni influir en una decisión comercial. Lo mismo aplica para la recepción de un regalo o el goce de una hospitalidad.
5.3.2 Naturaleza de los regalos y hospitalidades
La EOMMT permite el ofrecimiento o la recepción de los siguientes tipos de regalos y hospitalidades, siempre que sean conformes con los principios éticos:
Ningún regalo ni hospitalidad debe tener como propósito obtener, en violación de los deberes del destinatario, una ventaja de ningún tipo ni influir en una decisión comercial. Lo mismo aplica para la recepción de un regalo o el goce de una hospitalidad.
5.3.2 Naturaleza de los regalos y hospitalidades
La EOMMT permite el ofrecimiento o la recepción de los siguientes tipos de regalos y hospitalidades, siempre que sean conformes con los principios éticos:
- Regalos simbólicos con el logo de la EOMMT y/o sus accionistas o del tercero oferente (por ejemplo: esferos, tazas, agendas).
- Comidas de negocios usuales y razonables: desayunos o almuerzos. Las recepciones y cenas deben ser excepcionales.
La hospitalidad debe tener una justificación comercial clara, y no estar orientada al disfrute personal del destinatario ni de sus allegados. Las invitaciones a eventos deben enmarcarse dentro de campañas promocionales o programas de relaciones públicas organizados por la EOMMT.
La EOMMT prohíbe el ofrecimiento o la recepción de los siguientes tipos de regalos y hospitalidades:
La EOMMT prohíbe el ofrecimiento o la recepción de los siguientes tipos de regalos y hospitalidades:
- Descuentos personales, comisiones u otras formas de remuneración.
- Efectivo, pagos, préstamos, anticipos o equivalentes como tarjetas de regalo, cupones, acciones o participaciones.
- Servicios gratuitos como seguros, matrículas, trabajos de reparación o mejora, o cualquier trato preferencial.
- Paquetes vacacionales o actividades de ocio.
- Actividades de carácter sexual o que atenten contra los principios de trato digno.
- Actividades de apuestas o juegos de azar.
- Bienes prohibidos para exportación o artículos ilegales.
5.3.3 Cumplimiento de la ley y de los Principios Éticos de la EOMMT
La reputación de la EOMMT y de sus accionistas se fundamenta en el respeto a las leyes, normativas y requisitos obligatorios aplicables en cada país donde operan.
Todos los países cuentan con leyes que prohíben la corrupción. En la mayoría, existen también restricciones legales para que los funcionarios públicos reciban u ofrezcan regalos o hospitalidades, directa o indirectamente. Es responsabilidad de cada colaborador conocer la normativa vigente.
5.3.4 Valor razonable
Los regalos y hospitalidades deben ser únicamente una expresión de cortesía. Su valor debe mantenerse dentro de lo razonable. Los umbrales determinados en este Procedimiento fueron establecidos tomando en cuenta el nivel de vida y las costumbres locales. También se debe considerar el nivel jerárquico tanto de quien entrega como de quien recibe.
5.3.5 En nombre de la EOMMT
Los regalos y hospitalidades que se ofrecen en nombre de la EOMMT son financiados por la empresa. Ningún colaborador debe asumir personalmente estos costos si el objetivo es mantener una relación profesional.
Frecuencia
El ofrecimiento o recepción de regalos y hospitalidades debe ser excepcional. Una o dos veces al año puede considerarse aceptable.
En caso de ser una suscripción o membresía, su duración debe estar limitada en el tiempo.
5.3.6 Ocasión
Está prohibido ofrecer o recibir regalos o hospitalidades durante periodos estratégicos, como:
La reputación de la EOMMT y de sus accionistas se fundamenta en el respeto a las leyes, normativas y requisitos obligatorios aplicables en cada país donde operan.
Todos los países cuentan con leyes que prohíben la corrupción. En la mayoría, existen también restricciones legales para que los funcionarios públicos reciban u ofrezcan regalos o hospitalidades, directa o indirectamente. Es responsabilidad de cada colaborador conocer la normativa vigente.
5.3.4 Valor razonable
Los regalos y hospitalidades deben ser únicamente una expresión de cortesía. Su valor debe mantenerse dentro de lo razonable. Los umbrales determinados en este Procedimiento fueron establecidos tomando en cuenta el nivel de vida y las costumbres locales. También se debe considerar el nivel jerárquico tanto de quien entrega como de quien recibe.
5.3.5 En nombre de la EOMMT
Los regalos y hospitalidades que se ofrecen en nombre de la EOMMT son financiados por la empresa. Ningún colaborador debe asumir personalmente estos costos si el objetivo es mantener una relación profesional.
Frecuencia
El ofrecimiento o recepción de regalos y hospitalidades debe ser excepcional. Una o dos veces al año puede considerarse aceptable.
En caso de ser una suscripción o membresía, su duración debe estar limitada en el tiempo.
5.3.6 Ocasión
Está prohibido ofrecer o recibir regalos o hospitalidades durante periodos estratégicos, como:
- Procesos de licitación en los que participe la EOMMT, o que hayan sido iniciados por esta.
- Firma, renegociación, renovación o extensión de contratos.
- Procesos de obtención de permisos o autorizaciones.
- Situaciones relacionadas con reclamos actuales o potenciales.
Las mismas reglas aplican para procesos de adquisiciones.
Es fundamental evitar ofrecer regalos o hospitalidades a personas que participen en decisiones que afecten a la EOMMT, ya que esto podría interpretarse como un intento de influir en dichas decisiones.
5.3.7 Reciprocidad
Dado que los regalos y hospitalidades no deben tener como fin influir en decisiones comerciales y deben mantenerse dentro de valores simbólicos, modestos o razonables, la reciprocidad constituye un criterio clave para evaluar su adecuación.
Transparencia
La transparencia y la rendición de cuentas son fundamentales en la gestión de regalos y hospitalidades en la EOMMT. Todos los gastos e ingresos relacionados deben registrarse adecuadamente en la contabilidad de la empresa y estar debidamente aprobados, especialmente en lo que respecta a reembolsos.
El cumplimiento de estas disposiciones es supervisado por los departamentos de Control Interno – o quien hiciere sus veces-, Auditoría Interna y Ética & Cumplimiento.
5.3.8 Lineamientos: qué hacer y qué no hacer
Reglas básicas
Es fundamental evitar ofrecer regalos o hospitalidades a personas que participen en decisiones que afecten a la EOMMT, ya que esto podría interpretarse como un intento de influir en dichas decisiones.
5.3.7 Reciprocidad
Dado que los regalos y hospitalidades no deben tener como fin influir en decisiones comerciales y deben mantenerse dentro de valores simbólicos, modestos o razonables, la reciprocidad constituye un criterio clave para evaluar su adecuación.
Transparencia
La transparencia y la rendición de cuentas son fundamentales en la gestión de regalos y hospitalidades en la EOMMT. Todos los gastos e ingresos relacionados deben registrarse adecuadamente en la contabilidad de la empresa y estar debidamente aprobados, especialmente en lo que respecta a reembolsos.
El cumplimiento de estas disposiciones es supervisado por los departamentos de Control Interno – o quien hiciere sus veces-, Auditoría Interna y Ética & Cumplimiento.
5.3.8 Lineamientos: qué hacer y qué no hacer
Reglas básicas
- Ningún colaborador puede ofrecer ni aceptar un regalo u hospitalidad que infrinja la ley, la normativa vigente, los acuerdos suscritos o las Costumbres razonables del mercado.
- Está estrictamente prohibido solicitar regalos u hospitalidades, al igual que aceptar ofrecerlos a pedido de otra parte.
- Siempre que sea posible, utiliza regalos institucionales con el logo de la EOMMT al realizar un ofrecimiento.
- No ofrezcas ni aceptes regalos u hospitalidades cada vez que te reúnas con un tercero.
- Se debe evitar aceptar u ofrecer alcohol como obsequio.
- No aceptes una invitación si el anfitrión no asistirá al evento.
- En eventos importantes (como deportivos, culturales o sociales), no aceptes ser el único invitado, ni ofrezcas invitaciones a un solo tercero.
- Salvo justificación válida, no aceptes invitaciones si la EOMMT no cubre los costos asociados a transporte y alojamiento, y si dichos costos son asumidos por la parte que extiende la invitación.
- No aceptes una invitación cuyos costos sean cubiertos por un tercero diferente al que te la extiende.
Comunicación
- Al iniciar una relación comercial, se recomienda informar a la contraparte que la EOMMT cuenta con normas estrictas sobre regalos y hospitalidades.
- Antes de aceptar una invitación, recuerda al anfitrión la existencia del Procedimiento de Regalos y Hospitalidades de la EOMMT y solicita el valor estimado para poder gestionar la aprobación previa correspondiente.
- Ten en cuenta el Procedimiento de Regalos y Hospitalidades de tus socios comerciales, especialmente la del cliente y de proveedores.
- Nunca ofrezcas un regalo u hospitalidad que infrinja las políticas del destinatario.
- Nunca aceptes un regalo u hospitalidad que viole las políticas del oferente.
- Al aceptar o rechazar una invitación, responde haciendo referencia al Código de Ética y Conducta de la EOMMT.
5.3.9 Convenciones y seminarios
- Los seminarios o convenciones deben tener un objetivo profesional, con un tiempo limitado destinado a actividades recreativas. Se debe entregar con anticipación una agenda que refleje la distribución del tiempo entre actividades laborales y de esparcimiento. El tiempo dedicado al entretenimiento no debe exceder el 30 % de la duración total del evento.
- No está permitida la inclusión de cónyuges, parejas, familiares u otros acompañantes personales en reuniones de negocios, seminarios o convenciones, por ser incompatible con su propósito profesional.
- En los seminarios o convenciones organizados por la EOMMT.
- Se debe dejar claros y transparentes los criterios de selección de los invitados.
- Las invitaciones deben indicar que, al aceptar el regalo u hospitalidad, el destinatario confirma que lo hace conforme a las normas internas de su entidad empleadora.
5.3.10 Sobre los regalos y hospitalidades ofrecidos a colaboradores
- Los regalos y hospitalidades ofrecidos a colaboradores por parte de la empresa están incluidos dentro del alcance de este procedimiento y deben cumplir con sus principios y requisitos.
- Los regalos u hospitalidades ofrecidos entre colaboradores (por ejemplo, una colecta para un regalo de jubilación) no están incluidos en este procedimiento.
5.3.11 Organización de eventos
- La EOMMT reconoce que los eventos deportivos pueden fomentar las relaciones comerciales y el compromiso comunitario. Sin embargo, la participación de la EOMMT debe alinearse siempre con su compromiso con la ética. El uso de palcos privados o suscripciones a clubes deportivos locales debe tener una finalidad profesional clara y criterios de invitación transparentes.
- No está permitida la inclusión de cónyuges, parejas, familiares o invitados personales en dichos eventos, de la misma forma que en convenciones o seminarios.
- La participación de la EOMMT en patrocinios o membresías deportivas debe reflejar los valores corporativos De la empresa, contribuir positivamente a su imagen y no interferir en procesos de licitación ni negociaciones contractuales.
- En caso de compras anticipadas (por ejemplo, para una temporada deportiva o un evento cultural), los beneficiarios deben estar identificados —y aprobados previamente si corresponde— antes de concretar la adquisición.
Para más información, consultar el Procedimiento de Donaciones, Patrocinios y Mecenazgo de la EOMMT.
5.3.12 Toma de decisiones éticas
5.3.12 Toma de decisiones éticas
- En caso de duda o pregunta, consulta siempre con tu jefatura directa y/o con la Oficial Ética y Cumplimiento o escribe a: etica@eommt.ec.
- No aceptes ni ofrezcas regalos o hospitalidades que puedan generar un conflicto entre tus intereses personales y tus deberes profesionales.
- No entregues ni recibas un regalo u hospitalidad que te incomodaría explicar a tus colegas, familiares o amigos.
- No participes en situaciones que puedan dañar la reputación de la EOMMT o tu reputación personal si llegaran a hacerse públicas en los medios.