POLÍTICA DE GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS

1 Declaración del Patrocinador, Objetivos y Principios
La presente Política establece la definición de conflicto de interés, su forma de declaración, las acciones que deben tomarse para gestionarlo adecuadamente, así como las sanciones aplicables.
Se entiende por conflicto de interés toda situación en la que la ejecución imparcial, independiente y objetiva de las funciones de una persona pueda verse potencialmente influenciada por otro interés distinto, ya sea de carácter público o privado.
En términos generales, los conflictos de interés ocurren cuando los intereses personales o financieros de un colaborador de la EOMMT o de un socio comercial colisionan con los intereses de la empresa.
Un conflicto de interés es una situación o hecho que, en sí mismo, no es reprochable. No obstante, pueden derivarse de estas situaciones actividades ilegales.
No abordar adecuadamente un conflicto de interés puede generar consecuencias para las personas involucradas. Para evitarlo, cada colaborador/a deberá:
  • Al menos una vez al año y/o cada vez que se tome una decisión, considerar y verificar si se encuentran en una situación potencial o real de conflicto de intereses y,
  • En caso de ser aplicable:
  • Adoptar las medidas necesarias para garantizar que su proceso de toma de decisiones permanezca objetivo e independiente de cualquier contexto personal y no genere un conflicto dentro de la EOMMT (especialmente en lo relativo a relacionamiento interno, procesos de contratación y talento humano) y
  • Declarar toda situación de conflicto de interés, ya sea potencial o real, en el registro correspondiente.
Es esencial que, al identificarse un conflicto de interés, se aplique el proceso de escalamiento descrito más adelante para gestionar adecuadamente la situación.
Si tiene alguna pregunta o enfrenta dificultades relacionadas con los conflictos de interés o temas afines, puede comunicarse con la Oficial de Ética y Cumplimiento enviando un correo etica@eommt.ec.
2 Alcance
Esta Política abarca a todos los colaboradores de la EOMMT.
3 Referencia
  • Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad.
  • Norme UNE-EN 13816:2003 Calidad del Servicio a los viajeros.
  • SGI-PO-EYC-06 Procedimiento del ciclo de vida de las normas de Ética & Cumplimiento.
  • Política Integral EOMMT.
  • Código de Ética y Conducta de la EOMMT.
4 Definiciones
Situación de conflicto de interés: se refiere a cualquier circunstancia en la que la ejecución imparcial, independiente y objetiva de las funciones de una persona pueda verse potencialmente influenciada por otro interés distinto, ya sea de naturaleza pública o privada.
Importante tener en cuenta:
Para que exista un conflicto de interés, deben cumplirse dos criterios de manera acumulativa:
  • La existencia de una relación de interés, y
  • Que dicha relación influya o pueda parecer que influye en el ejercicio independiente, imparcial y objetivo de las responsabilidades profesionales.
El interés puede ser directo o indirecto, es decir:
  • puede involucrar a la persona directamente o a alguien cercano (familiares o allegados);
  • puede ser un interés pasado, presente o previsible en el futuro;
  • puede derivarse de una actividad interna o externa, profesional o incluso no profesional.
Todas estas categorías deben ser consideradas al determinar si existe o no un conflicto de interés. No toda relación de interés constituye automáticamente un conflicto de interés, a menos que interfiera con los intereses de la empresa.
Importante: La percepción de un conflicto de interés es suficiente para caracterizar su existencia, ya que no le corresponde a la persona implicada evaluar por sí misma su capacidad de juzgar imparcialmente una situación que le afecta. El término "conflicto de interés" se utiliza cuando la relación de interés genera una duda razonable sobre la capacidad de ejercer una función de manera imparcial, objetiva e independiente.
Incidente de conflicto de interés: se refiere a una situación de conflicto de interés que:
  • no ha sido gestionada adecuadamente, y/o
  • en la que no se han respetado las medidas de mitigación establecidas.
5 Responsabilidades Las Responsabilidades se encuentran definidas en el numeral 6.1 correspondiente a los Requerimientos del Grupo. 6 Desarrollo 6.1 Requerimientos del Grupo
Nota sobre Protección de Datos:
Toda la información personal recopilada a través de formularios de declaración, evaluaciones o investigaciones relacionadas con conflictos de interés será tratada conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento. Esto implica que la información será:
  • accesible únicamente por personal autorizado,
  • utilizada exclusivamente para los fines declarados,
  • almacenada de manera segura, y
  • conservada únicamente por el tiempo necesario.
Las personas colaboradoras deberán mantener la confidencialidad respecto a cualquier información sensible que encuentren en el cumplimiento de esta Política.
Importante: Cualquier persona que identifique (pero no esté involucrada en) un incidente de conflicto de interés puede reportarlo por medio del Canal de Denuncias.
Anexo 1
Lista de Referencia de Conflictos de Interés de la EOMMT
A continuación, se presentan ejemplos de situaciones que pueden constituir un conflicto de interés, según las distintas áreas organizacionales involucradas. Esta lista es de carácter enunciativo, no limitativo, por lo que no excluye la posibilidad de que existan otras circunstancias que también puedan generar un conflicto de interés.
Gobierno Corporativo
• Ser miembro de un órgano de gobierno de la EOMMT y mantener una relación personal, profesional o familiar que pueda influir, o parecer que influye, en las decisiones de dicho órgano (por ejemplo, en temas estratégicos, comerciales o de contratación).
Negocio y Operaciones
• Mantener una relación personal o familiar que pueda influir en una decisión comercial, de adquisición o de contratación.• Poseer acciones o participación económica en una empresa proveedora con contrato vigente con la EOMMT.• Haber trabajado en una autoridad pública de transporte y ser posteriormente contratado por la EOMMT.• Tener un familiar que: o ocupe un cargo con poder de decisión en una autoridad pública de transporte, o tenga intereses en proyectos financiados por la EOMMT (fundaciones, startups, etc.). o Haber ocupado un cargo en una entidad reguladora con potestad de control sobre la EOMMT. o Mantener una relación personal con una persona directiva o representante legal de una empresa proveedora de la EOMMT.
Recursos Humanos
• Participar en procesos de selección, ascenso o evaluación de desempeño donde intervengan familiares, allegados, parejas no declaradas o amistades cercanas.• Tener influencia directa o indirecta en decisiones de contratación, promoción o evaluación de personas con quienes se mantiene una relación personal.• Ser jefe directo de un familiar.• Favorecer con asignación de turnos, horarios o incentivos a personas con quienes se mantiene una relación personal estrecha.• Influir en la asignación de recursos o fondos a organizaciones de capacitación con las que se mantiene algún vínculo personal y/o de amistad.
Áreas de Apoyo / Back Office
• Participar en decisiones de compra o contratación teniendo una relación personal, económica o familiar con el proveedor o candidato.• Tener un interés personal directo o indirecto (acciones, participación, parentesco, etc.) en un proveedor actual o potencial.• Autorizar gastos relacionados con terceros (proveedores, contratistas, beneficiarios de auspicios) con quienes se tiene un vínculo personal relevante.• Recomendar o seleccionar proveedores en los que el colaborador, su cónyuge o familiar tenga participación o influencia.• Recibir regalos, beneficios o viajes de parte de proveedores más allá de lo permitido por la política institucional.• Mantener una amistad estrecha con un proveedor y participar en su proceso de selección o adjudicación.
Vida Pública y Ciudadana
• Tener un cargo de elección popular en una autoridad de transporte que mantenga contrato con la EOMMT.• Tener familiares que: o ocupen cargos de elección popular en autoridades contratantes, o trabajen en entidades públicas que regulan, fiscalizan o contratan con la EOMMT.
Anexo 2
Otras Reglas y Medidas de Remediación Aplicables para Gestionar Conflictos de Interés
Ejemplos de medidas de remediación adecuadas
  • Establecer requisitos más estrictos de firma y supervisión para las actividades del/de la colaborador/a, o incluso ajustar sus funciones, permisos, atribuciones y facultades.
  • Requerir que la persona involucrada ponga fin a la situación de conflicto de interés. Esto podría implicar:
  • abstenerse de participar en un procedimiento determinado;
  • retirarse de un Comité de Comité de Compras;
  • vender sus acciones en una empresa o designar a un tercero para administrarlas en su nombre.
  • Reasignar la cuenta o responsabilidad operativa a otra persona, si la persona involucrada no puede o no desea poner fin al conflicto de interés.
  • Incluir a más personas en el proceso de toma de decisiones para garantizar la objetividad y transparencia en los resultados.
Gestión de conflictos de interés relacionados con funciones específicasLas funciones involucradas deberán incorporar reglas en sus procesos para prevenir y gestionar situaciones de conflicto de interés (lista no exhaustiva): Gobierno Corporativo:
  • Un miembro del directorio debe abstenerse de votar o participar en deliberaciones cuando tenga un conflicto de interés relacionado con el tema tratado.
Desarrollo de Negocios:
  • Evitar el cruce indebido de información entre áreas que intervienen en procesos sensibles, como contrataciones, licitaciones, adquisiciones o evaluación de personal, a fin de prevenir favoritismos, trato preferencial o ventajas competitivas indebidas. Para ello, se deben establecer controles que aseguren la independencia de criterio y la confidencialidad de los datos, tales como la separación de funciones, la asignación exclusiva de responsabilidades, y la restricción de acceso a información a quienes no estén directamente involucrados y autorizados.
Recursos Humanos / Reclutamiento:
  • Las personas colaboradoras o jefaturas que participen en procesos de selección no deben tener vínculos personales (parentesco por consanguineidad o afinidad, amistad u otros) con las personas candidatas. En caso de existir tales vínculos, deben abstenerse de intervenir en el proceso.
Compras:
  • Las personas colaboradoras o jefaturas involucradas en la selección y/o validación de proveedores no deben tener vínculos personales con los postulantes. Si existiera un vínculo, deberán abstenerse de participar en dichos procesos.